Mężczyźni wymieniają się uściskami dłoni

Przypomnij sobie swój pierwszy dzień w nowej pracy. Pamiętasz, jak to wygląda ze strony pracownika? Nawet jeśli obecnie zajmujesz stanowisko kierownicze albo masz własną firmę, z pewnością kiedyś dane Ci było tego doświadczyć. Po pomyślnym zakończeniu rekrutacji następuje ustalenie warunków współpracy i podpisanie umowy, a potem nadciągają pierwsze tygodnie pracy… Nowe obowiązki i wyzwania, lekki stres przed nieznanym. I ta myśl: jak to będzie?

Teraz spójrz na tę sytuację z punktu widzenia managera, który ma za zadanie zadbać o proces adaptacji, a więc wdrożyć świeżo zatrudnioną osobę w tajniki danego stanowiska pracy. Adaptacja nowo zatrudnionej osoby wcale nie musi być skomplikowana, jeśli robi się to z głową. Jak zaplanować i przygotować skuteczny onboarding pracownika? Jak wprowadzić nowego pracownika w zakres procedur obowiązujących na danym stanowisku? O czym trzeba pamiętać, żeby wpasować się w jego oczekiwania wobec Twojej organizacji? Na jakie elementy procesu adaptacyjnego zwrócić uwagę, żeby zaspokoić potrzeby pracownika? Jak powinno wyglądać przygotowanie stanowiska pracy? Sprawdź.

Co to jest onboarding pracownika?

Onboarding to proces, który przygotowuje nowego pracownika do rozpoczęcia pracy w danej firmie. Zazwyczaj zajmuje się tym dział HR, manager lub właściciel organizacji. W planowanie onboardingu warto też włączyć resztę zespołu.

Efektywny onboarding obejmuje wszystkie działania, dzięki którym zatrudniony łatwiej adaptuje się w organizacji. W trakcie wchodzenia w nową rolę pracownik powinien poznać zestaw podstawowych informacji odnośnie struktury organizacyjnej, strategii firmy, jej celów i wartości. Ważne, aby w procesie onboardingu przyswoił też firmowe procedury obowiązujące w nowym miejscu pracy, między innymi dotyczące kultury pracy, komunikacji, zgłaszania urlopów.

Należy upewnić się, że zatrudniona osoba zna zakres swoich obowiązków w Twojej firmie i wie, jakie ma możliwości rozwoju związane z danym stanowiskiem. Onboarding pracowników powinien rozpocząć się jeszcze w trakcie rozmowy rekrutacyjnej, ewentualnie przed podpisaniem umowy, a najpóźniej przed przyjściem nowej osoby do biura, czyli jeszcze przed pierwszym dniem pracy!

Dlaczego onboarding pracownika jest ważny?

Efektywny onboarding pozwala na wdrożenie i przeszkolenie nowo zatrudnionej osoby w zakresie wymogów miejsca pracy, narzędzi wykorzystywanych w firmie, kultury pracy, życia organizacji i tak dalej. Dzięki niemu ktoś, kto dołącza do zespołu, łatwiej odnajduje się w nowej sytuacji i wie więcej na temat firmy.

Sprawny proces onboardingu pracownika umożliwia dobre zapoznanie danej osoby z wymogami naszej organizacji, a więc szybsze rozpoczęcie wykonywania przez niego obowiązków. Ogromne znaczenie ma wsparcie członków zespołu. Koledzy i koleżanki z pracy mogą skutecznie wspomóc taką osobę, odpowiadając na przykładowe pytania i udzielając cennej informacji zwrotnej. Świeżo upieczony członek zespołu szybciej się zaaklimatyzuje i zacznie efektywnie pracować, jeżeli będzie mógł bez przeszkód wyjaśniać swoje wątpliwości i poszerzać zasób informacji o firmie.

Prawidłowo przeprowadzony onboarding nowego pracownika jest jednym z idealnych narzędzi wykorzystywanych w tworzeniu Zespołu Marzeń. Pisała o tym niedawno szefowa Katalogu Marzeń, Asia.

Jak długo powinien trwać onboarding pracownika?

Trudno odpowiedzieć na takie pytanie jednoznacznie. W niektórych firmach zajmuje to miesiąc, w innych trzy miesiące, w jeszcze innych pół roku. To zależy od wielu czynników.

Ważne, żeby po zakończeniu onboardingu proces wdrożenia w nowym miejscu pracy okazał się kompletny. Nowo zatrudniona osoba powinna stać się samodzielna. Jeżeli zna ważne informacje na temat firmy, odnajduje się w zespole, prawidłowo wykonuje obowiązki i nie czuje się zagubiona, to można mówić o skutecznym procesie onboardingu.

Onboarding — jak skutecznie wdrożyć nowego pracownika?

Proces wdrożenia pracownika w funkcjonowanie firmy może przybrać różne formy. Warto zadbać o ich zróżnicowanie. To nie tylko urozmaicenie sposobu, w jaki zatrudniony dowiaduje się nowych rzeczy na temat przedsiębiorstwa. To gwarancja, że zapamięta maksymalną ilość informacji.

Planując proces onboardingu, możesz przeplatać bezpośrednie spotkania z pogadankami; połączyć wykłady, prezentacje, gry onboardingowe i inne aktywności składające się na program szkoleń. W dalszej części artykułu podpowiadamy, jak usystematyzować proces onboardingu pracownika.

Przekaż najważniejsze informacje

Jeszcze przed rozpoczęciem pracy w nowej organizacji świeżo zatrudniony chce się dużo dowiedzieć na temat firmy i stanowiska, między innymi co będzie właściwie robić i jaki ta praca ma cel. Czasami taki temat wypływa już na etapie rekrutacji, czasami niekoniecznie.

Żeby sprawnie przeprowadzić onboarding pracownika, konieczne jest przedstawienie podstawowych informacji o misji firmy, jej strategii i struktury organizacyjnej. Zatrudniony łatwiej odnajdzie się w zakresie obowiązków, kwestii formalnych, świadectw pracy, każdego potrzebnego badania medycyny pracy i tym podobnych.

Postaraj się jak najlepiej wyjaśnić nowym pracownikom ich rolę w zespole, jeszcze przed rozpoczęciem pracy. Niech wiedzą, jakie stoją przed nimi zadania i w jaki sposób będą rozliczani z efektów pracy na danym stanowisku. Dzięki temu wszyscy lepiej wczują się w swoją rolę, zaczną działać zgodnie z założeniami organizacji i dostaną dowód, że mogą się bez przeszkód rozwijać. Właśnie taki sens ma wartościowy proces onboardingu pracownika.

Poinformuj swój zespół o nowym pracowniku

Czy masz pewność, że każdy z członków zespołu wie o Twoim rekrutacyjnym sukcesie? Nie zapominaj, że nie tylko rekruter i dział HR ma być zaangażowany w proces onboardingu pracowników. To informacja, jaka powinna dotrzeć do osób zajmujących się administracją, adminów strony i osób z teamu, do którego dołącza nowy pracownik.

Dołącz do procesu onboardingu punkt, w którym powiadamiasz wszystkich zainteresowanych o zmianach. Zespół będzie mógł się zawczasu przygotować na przykładowe pytania ze strony nowo zatrudnionej osoby i należycie powitać ją w swoim gronie, a to znacznie ułatwi każdemu pracę.

Zaplanuj czas pracownika na pierwszy tydzień w pracy

Na czym jeszcze się skupić, planując onboarding pracownika? Zadbaj o to, żeby nowy pracownik wiedział, czego się spodziewać pierwszego dnia w pracy. O której godzinie powinien pojawić się w biurze, czy ma zabrać ze sobą jakieś dokumenty. Może czeka go sesja fotograficzna albo indywidualne spotkanie z każdym członkiem zespołu? Na pewno będzie czuł się pewniej, kiedy pozna ramowy plan tego ważnego dnia.

Szybkie wprowadzenie pracownika w zakres procedur obowiązujących w miejscu pracy niweluje sporo stresu. Zatroszcz się o to, żeby świeżo zatrudniona osoba nie czuła się zagubiona także w kolejnych dniach w firmie. Sam zaplanuj indywidualne spotkania członków zespołu z nowym pracownikiem, podczas których ten pracownik będzie mógł zadawać pytania i poznawać ludzi.

To dobre rozwiązanie dla dwóch stron: nowy pracownik nie jest zdezorientowany, a ci, z którymi się spotyka, mają czas na przygotowanie się do spotkania. Nie stawiaj ich przed faktem dokonanym. Będą mogli dokładnie opowiedzieć, czym się zajmują. Poświęcą nowemu koledze lub koleżance wystarczającą ilość czasu. Odpowiedzą też na pytania i wątpliwości, jakie pojawią się ze strony pracownika, który dołączył do firmy.

Dzięki temu elementowi procesu adaptacyjnego zatrudniony zrozumie, czym zajmują się poszczególne działy i jak firma funkcjonuje na co dzień. Będzie wiedzieć, do kogo zwrócić się z konkretnymi pytaniami. Unikniesz sytuacji, w której nowy pracownik poczuje się niepotrzebny. Oszczędzisz też innym członkom zespołu frustracji z niezapowiedzianych spotkań, do których nie czują się przygotowani.

Onboarding według modelu 4C - infogradika

Dbaj o motywację pracownika już od samego początku

Motywacja pracownika jest największa na samym początku podjęcia nowej pracy. Powinno Ci zależeć na tym, żeby tak wysoki poziom zaangażowania utrzymywać jak najdłużej. Po wstępnej ekscytacji pojawieniem się nowej osoby w zespole jej obecność staje się dla nas codziennością. Pamiętaj, że to właśnie po kilku tygodniach od startu pracownik zostaje sam ze swoimi zadaniami, a także pojawiają się pierwsze kryzysy merytoryczne. Wtedy Twoja obecność i wsparcie są dla niego nieocenione. 

Pracownik staje się coraz bardziej pewny siebie z każdą pokonaną przeszkodą i rozwiązanym problemem.Trzeba jednak zachować czujność, aby nie zostawić go z tym zupełnie samego i nie utracić jego zaangażowania. Musisz poznać swojego pracownika i jego oczekiwania wobec miejsca pracy. Podczas procesu onboardingu dowiedz się, co go motywuje. Jakie czynniki sprawiają, że angażuje się w powierzone mu zadania?

Pomyśl o wykorzystaniu badania indywidualnego profilu motywacji, przygotowanego z HR Business Partner. Poznane czynniki ułóż w długoterminowy plan motywacyjny szyty na miarę dla Twojego pracownika.

Onboarding pracownika? Zadbaj o formalności po rozpoczęciu pracy

Jeśli nie podpisywaliście umowy wcześniej, zróbcie to pierwszego dnia pracy i zacznijcie od tego cały proces wdrożenia. To bardzo ważne, żeby przygotować wszelkie niezbędne dokumenty, formularze i podpisy, zanim pracownik rozpocznie swój pierwszy dzień w nowym miejscu.

Dbasz w ten sposób o profesjonalny wizerunek Twojej firmy. Pracownik ma pewność, że wszelkie formalności zostały dopięte na ostatni guzik, a więc może zająć się kolejnymi etapami zagłębiania się w tajniki działania przedsiębiorstwa, którego staje się częścią.

Nadaj niezbędne uprawnienia na stanowisko pracy

Dostęp do niektórych systemów nadajemy dopiero po pewnym czasie, gdy nastąpi zapoznanie pracownika z działaniem naszej organizacji i zasadami kierującymi danym stanowiskiem. Przemyśl jednak, które dostępy są konieczne już od początku pracy. Z czego korzystacie na co dzień? Konto mailowe, wewnętrzne systemy zarządzania projektami, Slack, Trello, lunchowe grupy na Facebooku?

Zadbaj o to, żeby nowa osoba nie poczuła się wykluczona.Nadanie dostępów w momencie rozpoczęcia pracy daje pracownikowi jasny sygnał, że jest pełnoprawnym członkiem zespołu już od pierwszego dnia! Staje się ważnym elementem życia organizacji.

Wyznacz mentora dla nowego pracownika

Ustalcie w zespole, kto będzie opiekunem nowej osoby. To tak zwany buddy. Kiedy nowy pracownik będzie czegoś potrzebował, buddy stanie się jego pierwszym pomocnikiem. Sam udzieli odpowiedzi na nurtujące pytanie lub skieruje go do kogoś, kto pomoże rozwiać wszelkie wątpliwości dotyczące danego zagadnienia.

Buddy niesamowicie usprawnia proces wdrożenia zatrudnionej osoby we wszystkie ważne kwestie. Takie wsparcie zmniejszy stres nowego pracownika w pierwszych dniach pracy. W końcu każdy z nas lubi poczuć w trudnych momentach, że ma na kogo liczyć.

Opowiedz nowym pracownikom o firmowych zwyczajach

Najczęściej zapominamy o tym, co dla nas stało się już rutyną. Przejdź się z nowym pracownikiem po biurze. Wyjaśnij, kto gdzie siedzi, jakie są zasady korzystania z pomieszczeń wspólnych. W Katalogowej kuchni przeprowadzamy „szkolenia” z używania ekspresu i podpisywania naszych pudełek z obiadami. Wszystko od razu staje się jasne!

Nowi członkowie zespołu Katalogu Marzeń mają pewien „okres ochronny”, kiedy przyglądają się firmowym procesom i rytuałom. Później sami z chęcią zgłaszają się do owocowych dyżurów i uczestniczenia w innych zwyczajach panujących w naszej firmie. Poza tym obchodzimy urodziny każdej osoby, która znajduje się w zespole. Dostaje ona od nas prezent i voucher.

Co tydzień organizujemy spotkania statusowe, a po nich losujemy vouchery na przeżycia, dzięki czemu każdy pracownik może testować ofertę Katalogu Marzeń. Takie informacje też warto przekazać już na początku!

Przygotuj nowemu pracownikowi miejsce pracy

Odpowiednie przygotowanie stanowiska pracy jest bardzo ważne, jeżeli zależy Ci, by adaptacja nowo zatrudnionej osoby przebiegła bez przeszkód. Badania medycyny pracy pokazują, że dobra organizacja biurka oddziałuje na lepszą koncentrację pracownika i wpływa pozytywnie na jego efektywność.

Przed pojawieniem się nowych pracowników w firmie przemyśl w kontekście onboardingu, czy przyszłe miejsce pracy jest naprawdę gotowe. Zorganizuj biurko i potrzebny sprzęt.To absolutne minimum.Być może przyda się małe przemeblowanie? Nie zostawiaj tego na ostatnią chwilę. Najlepiej zacząć o tym myśleć nie tuż przed pierwszym dniem pracy danej osoby, ale już w momencie rozpoczęcia rekrutacji.

Niespodzianka na dobry początek

Miejsce pracy jest już przygotowane. To nie wszystko, co warto zrobić w procesie onboardingu. Teraz zorganizuj welcome pack dla nowego pracownika! Podaruj mu kilka firmowych gadżetów, które sprawią, że będzie mu się łatwiej pracowało. To może być naprawdę drobny prezent dla pracownika. W Katalogu Marzeń w skład powitalnej paczuszki wchodzi notes z firmowym logotypem, długopisy i naklejki.

Dodaj od siebie coś osobistego! U nas świeże talenty otrzymują kartki z przywitaniem i miłym słowem z podpisami całego teamu. Może warto zostawić welcome pack na biurku pracownika? Taki prosty gest gwarantuje szeroki uśmiech na twarzy nowej osoby. Od razu poczuje się jak członek zespołu!

Pomyśl też o zadbaniu o nowego pracownika, zanim nastąpi oficjalne rozpoczęcie pracy w Twojej firmie. Jego okres wypowiedzenia wynosi trzy miesiące, więc musisz jeszcze trochę poczekać? To nie szkodzi, by już teraz wysłać mały upominek! Jak najszybciej upewnij przyjętą osobę, że podjęła słuszną decyzję, składając CV u Ciebie i dając z siebie wszystko na każdym etapie rekrutacji.

Onboarding pracownika w ramach działań employer brandingowych

Proces onboardingu pracownika możesz z powodzeniem wykorzystać w ramach działań employer brandingowych. Nowo przyjęta osoba z pewnością będzie sporo mówiła o firmie czy umieszczała komentarze w internecie. Ale czy będzie mówiła pozytywnie? To zależy w ogromnym stopniu od Ciebie.

Opinie pracownika szybko rozchodzą się w branży. Jeśli ludzie usłyszą, że stwarzasz przyjazną atmosferę nowemu pracownikowi, chętnie zaaplikują na kolejne wolne stanowisko pracy. Bo kto nie chciałby pracować w miejscu szanującym świeżo zatrudnionych i pomagającym im się płynnie wdrożyć? Zasłużysz sobie również na lojalność tych, którzy już pracują w firmie dłużej. Na pewno docenią, że nie pozostawiono ich z boku i że zostali wartościowymi członkami procesu onboardingu.

Z kolei jeśli firmie nie chce się zainwestować czasu w planowanie onboardingu, znacząco narazi swój employer brandingowy wizerunek. Może z tego wyniknąć ogromne niezadowolenie zarówno nowych pracowników, jak i reszty zespołu, a nawet zwiększona rotacja pracowników.

Jakie korzyści ma onboarding?

Badania pokazują, że przeprowadzenie rzetelnie przygotowanego procesu onboardingu pozytywnie wpływa na motywację i zaangażowanie nowego pracownika. Dzięki niemu osoby, które przychodzą do firmy, identyfikują się z jej wartościami i celami oraz łatwiej budują relacje wewnątrz organizacji. To wszystko sprawia, że pracownik adaptuje się szybciej; staje się efektywny i samodzielny już niedługo po dołączeniu do zespołu.

Planowanie onboardingu to szansa nie tylko dla nowego pracownika, ale również dla całego teamu. Zapewnia lepszy przepływ informacji i korzystnie oddziałuje na atmosferę w firmie. Jeżeli każdy z członków zespołu jest zaangażowany w plan wdrożenia nowych pracowników, proces adaptacji nie tylko przebiega błyskawicznie, ale też ułatwia nawiązywanie i wzmocnienie więzi.

Teraz już wiesz, jak sprawnie przeprowadzić onboarding pracownika! Pamiętaj, że to proces, który trwa dłużej niż kilka dni. Warto bacznie obserwować jego efekty po rozpoczęciu pracy przez daną osobę. Zapytaj nowego pracownika po dwóch tygodniach, czy ma wszystko, czego potrzebuje. Może pojawiły się jakieś nowe pytania lub niejasności? Dzięki jego spostrzeżeniom możesz ulepszać założenia onboardingu w Twojej firmie. I znów jesteś o krok bliżej do stworzenia prawdziwego Dream Teamu!

Pamiętaj, że chętnie udzielimy Ci wsparcia w zakresie onboardingu. Skontaktuj się z nami, żeby dowiedzieć się, co możemy dla Ciebie zrobić. Dołożymy starań, żeby jak najbardziej ułatwić Ci pracę!

Klaudia Bogusz

Content Specialist

Moje największe miłości to podróże, jedzenie i… jedzenie. Lubię aktywnie spędzać czas i tylko dlatego mieszczę się jeszcze w drzwiach do biura. W wolnych chwilach czytam, piszę i generuję nowe pokłady pozytywnej energii podczas górskich wędrówek.