Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych to rozwiązanie wprowadzone w celu zabezpieczenia potrzeb socjalnych pracowników, byłych pracowników-emerytów i rencistów oraz ich rodzin, którego finansowanie pochodzi ze środków pracodawcy.
Sformalizowane zasady tworzenia i funkcjonowania ZFŚS łagodzone są przez dużą elastyczność pracodawcy, który w regulaminie ZFŚS może wprowadzić bardzo atrakcyjne formy socjalnego wsparcia własnej załogi pracowników i ich rodzin.
W tym artykule wyjaśnimy, czym jest zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, jak dokładnie obliczyć wysokość odpisu na ZFŚS, wskażemy na przykładowe wydatki, które można pokryć środkami z ZFŚS oraz opiszemy atrakcyjne zwolnienia podatkowe dla Twoich pracowników.
SPIS TREŚCI
Czym jest ZFSŚ – podstawy prawne funkcjonowania
Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (ZFŚS) to rodzaj specjalnego funduszu, do którego tworzenia zobowiązani są niektórzy pracodawcy. W dużym uproszczeniu ZFŚS przybiera formę odrębnego rachunku bankowego, na który pracodawca przelewa co roku ustaloną przepisami kwotę pieniężną i którą to kwotę może wykorzystać na działalność socjalną dla osób uprawnionych (głównie pracowników).
Zasady funkcjonowania, tworzenia oraz wykorzystywania środków funduszu określa ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (ustawa o ZFŚS) oraz regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (regulamin ZFŚS), który musi przygotować pracodawca.
Do osób uprawnionych do korzystania ze środków ZFŚS należą pracownicy i ich rodziny, emeryci i renciści – jako byli pracownicy i ich rodziny oraz inne osoby, którym pracodawca przyznał w regulaminie ZFŚS prawo korzystania ze świadczeń finansowych z funduszu.
Do utworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych zobowiązani są pracodawcy:
- zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników, w przeliczeniu na pełne etaty,
- prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych bez względu na liczbę zatrudnionych.
Dodatkowo pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mogą utworzyć ZFŚS na wniosek zakładowej organizacji związkowej.
Nic nie stoi również na przeszkodzie, żeby ZFŚS utworzył pracodawca, który zatrudnia mniej niż 50 pracowników, co oznacza, że w jego przypadku ZFŚS zostanie utworzony na zasadzie dobrowolności. Pracodawcy tworzący ZFŚS dobrowolnie mają większą swobodę w ustalaniu wysokości dokonywanych odpisów.
W przypadku utworzenia ZFŚS pracodawca dokonuje w trakcie roku stosownych odpisów, tj. przelewa na wydzielony rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych obliczoną uprzednio kwotę pieniędzy. Zgodnie z przepisami ustawy o PIT oraz ustawy o CIT dokonane przez pracodawcę odpisy na ZFŚS stanowią dla niego koszty uzyskania przychodów.
Z jednej strony ustawa o ZFŚS w sposób bardzo ogólny określa, że środki z ZFŚS mogą być wykorzystywane na działalność socjalną, ale z drugiej strony zobowiązuje pracodawcę, u którego funkcjonuje ZFŚS, do stworzenia regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (regulamin ZFŚS). Zadaniem regulaminu ZFŚS jest doprecyzowanie zasad korzystania z pomocy socjalnej. Uznaje się, że regulamin ZFŚS powinien przede wszystkim:
- wskazywać na krąg osób uprawnionych do korzystania ze środków funduszu (jeśli włączone są do niego również inne osoby niż wymienione w ustawie (np. zleceniobiorcy),
- rodzaj pomocy socjalnej, o którą mogą ubiegać się uprawnieni i wysokość tej pomocy,
- warunki, na jakich można ubiegać się i otrzymać pomoc socjalną.
Rodzaje świadczeń socjalnych 2024
Ustawa o ZFŚS wprowadza zasadę, że z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych finansowana może być działalność socjalna, przez którą rozumie się usługi świadczone przez pracodawcę na rzecz:
- różnych form wypoczynku,
- działalności kulturalno-oświatowej (np. zakup biletów na koncerty, do kina, teatru),
- sportowo-rekreacyjnej (np. zakup karnetów na basen, siłownię),
- opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego,
- udzielania pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej (np. zapomogi, pomoc w razie zdarzeń losowych, bony towarowe, paczki dla dzieci),
- zwrotnej i bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe (na warunkach określonych umową).
Wiemy, że jednym z głównych problemów, jaki trapi przedsiębiorców, to pytanie, czy wydatki, jakie chcieliby dokonać pokrywając je ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, mieszczą się w katalogu dozwolonej działalności socjalnej. Dlatego we współpracy z naszymi ekspertami przygotowaliśmy propozycje prezentów, które ze względu na swoją tematykę, jak najbardziej mieszczą się w dozwolonej działalności socjalnej i wydatki na nie mogą być pokryte ze środkami ZFŚS.
Jeśli wiesz już konkretnie, że środki ZFŚS chcesz przeznaczyć np. na działalność kulturalno-oświatową albo sportowo-rekreacyjną, ale szukasz odpowiedniego prezentu spełniającego te wymogi, to koniecznie skorzystaj z naszych propozycji!
Podstawa naliczania odpisów na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych
Pracodawca, który ma obowiązek utworzenia ZFŚS dokonuje corocznych odpisów (przelewów na rachunek ZFŚS), których wysokość określa ustawa o ZFŚS. Naliczenie odpisów nie jest łatwe, dlatego pokażemy Ci krok po kroku, jak prawidłowo wyliczyć roczny odpis na ZFŚS.
Krok I Ustal przeciętną liczbę zatrudnionych osób
Obliczając wysokość odpisu na ZFŚS musisz ustalić przeciętną planowaną liczbę zatrudnionych w danym roku. Żeby to zrobić, musisz dodać przeciętną planowaną liczbę zatrudnionych w poszczególnych miesiącach, a następnie podzielić ją przez 12.
Podstawę naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (ZFŚS) stanowi przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba osób zatrudnionych u pracodawcy, skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych. Wprawdzie nie wynika to z wprost przepisów, ale powszechnie do takiego wyliczenia przyjmuje się jedną z trzech metod:
- metoda średniej arytmetycznej – polega na zsumowaniu liczby zatrudnionych w przeliczeniu na pełen etat w każdym miesiącu (łącznie z niedzielami, świętami i dniami wolnymi od pracy) i podzieleniu wyniku przez liczbę dni kalendarzowych miesiąca,
- metoda uproszczona – polega na zsumowaniu liczby zatrudnionych w przeliczeniu na pełen etat w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca, a następnie podzieleniu sumy przez 2,
- metoda średniej chronologicznej – polega na zsumowaniu połowy liczby zatrudnionych w przeliczeniu na pełne etaty w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca oraz liczby zatrudnionych w przeliczeniu na pełne etaty w połowie miesiąca, a następnie podzieleniu sumy przez 2.
Krok II Ustal podstawę obliczenia odpisów na ZFŚS
Podstawą obliczenia odpisu na ZFŚS jest przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą (tzw. kwota bazowa). Wysokość tego wynagrodzenia ogłasza Prezes Głównego Urzędu Statystycznego w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” nie później niż do dnia 20 lutego każdego roku.
Krok III Ustal wysokość odpisów podstawowych na ZFŚS
Podstawa obliczenia odpisu na ZFŚS stanowi Twoją kwotę bazową, która pozwala wyliczyć podstawowy i dodatkowy odpis na ZFŚS.
Obliczenie odpisu podstawowego wygląda, jak poniżej:
- w przypadku jednego pracownika zatrudnionego w normalnych warunkach roczny odpis na ZFŚS wynosi 37,5% kwoty bazowej,
- w przypadku jednego pracownika młodocianego roczny odpis na ZFŚS wynosi 5% kwoty bazowej w pierwszym roku nauki, 6% w drugim roku nauki i 7% w trzecim roku nauki,
- w przypadku jednego pracownika wykonującego pracę w warunkach szczególnych lub pracę o szczególnym charakterze (w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych) wysokość rocznego odpisu na ZFŚS wynosi 50% kwoty bazowej.
Krok IV Ustal wysokość odpisów dodatkowych na ZFŚS
Pamiętaj, że wysokość odpisu podstawowego na ZFŚS może być zwiększona o:
- 6,25% kwoty bazowej na każdą zatrudnioną osobę, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności,
- 6,25% kwoty bazowej na każdego emeryta lub rencistę, nad którym pracodawca sprawuje opiekę socjalną.
Dodatkowo, jeśli pracodawca utworzył zakładowy żłobek lub klub dziecięcy oraz przeznaczy na ten cel z odpisu podstawowego kwotę odpowiadającą 7,5 punktu procentowego tego odpisu, to może zwiększyć ZFŚS na każdą zatrudnioną osobę o 7,5% kwoty bazowej, pod warunkiem przeznaczenia całości tego zwiększenia na prowadzenie żłobka lub klubu dziecięcego.
Krok V Dokonaj wpłaty na rachunek ZFŚS
Obliczoną kwotę odpisu rocznego na ZFŚS powinieneś przekazać na odrębny rachunek bankowy przeznaczony do przechowywania środków funduszu, przy czym możesz zrobić to w dwóch ratach:
- I rata do 31 maja w wysokości 75% całego rocznego odpisu na ZFŚS,
- II rata do 30 września w pozostałej wysokości rocznego odpisu na ZFŚS.
Krok VI Skoryguj naliczone odpisy na koniec roku
Najprawdopodobniej założona przez Ciebie przeciętna liczba zatrudnionych na pełen etat w danym roku kalendarzowym okaże się odbiegać od faktycznej liczby zatrudnionych w przeliczeniu na pełen etat. Jest to zupełnie normalne, dlatego musisz dokonać rocznej korekty odpisu na ZFŚS i odpowiednio zwiększyć lub zmniejszyć odprowadzony odpis na ZFŚS.
Wysokość kwoty odpisu na ZFŚS 2024
Ponieważ odpis na ZFŚS ustalany jest w oparciu o przeciętne wynagrodzenie miesięczne w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą, to odpis na ZFŚS za 2024 r. wyliczaliśmy w oparciu o kwotę 6445,71 zł, która stanowiła przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2023 r.
Wobec tego – jak wyliczyć wysokość odpisu na ZFŚS w 2024 r.?
Odpis podstawowy na ZFŚS w 2024 r. wyniósł:
| rodzaj zatrudnionego | procent wynagrodzenia | wysokość odpisu ZFŚS 2024 |
| jeden zatrudniony w warunkach normalnych | 37,5% | 2417,14 zł (6445,71 zł x 37,5%) |
| jeden zatrudniony w warunkach szczególnych | 50% | 3222,86 zł (6445,71 zł x 50%) |
| jeden pracownik młodociany – I rok nauki | 5% | 322,29 zł (6445,71 zł x 5%) |
| jeden pracownik młodociany – II rok nauki | 6% | 386,74 zł (6445,71 zł x 6%) |
| jeden pracownik młodociany – III rok nauki | 7% | 451,20 zł (6445,71 zł x 7%) |
Wysokość zwiększeń odpisów na ZFŚS w 2024 roku
Jak już wspomnieliśmy, w pewnych sytuacjach pracodawca może powiększyć odpis na ZFŚS dokonując dodatkowych wpłat na fundusz.
Odpis dodatkowy na ZFŚS w 2024 r. wyniósł:
| rodzaj zatrudnionego | procent wynagrodzenia | wysokość odpisu ZFŚS 2024 |
| jeden zatrudniony z niepełnosprawnością | 6,25% | 402,86 zł (6445,71 zł x 6,25%) |
| jeden emeryt lub rencista | 6,25% | 402,86 zł (6445,71 zł x 6,25%) |
| jeden zatrudniony (odpis dodatkowy zw. ze żłobkami, klubami dziecięcymi) | 7,5% | 483,43 zł (6445,71 zł x 7,5%) |
ZFŚS dla nauczycieli w 2024
Opisane przez nas zasady nie dotyczą jednak dość szerokiego grona osób – nauczycieli. W przypadku nauczycieli zasady ustalania odpisów na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych uregulowane zostały w art. 53 ustawy Karta nauczyciela.
Dla nauczycieli dokonuje się corocznie odpisu na ZFŚS w wysokości ustalanej jako iloczyn planowanej, przeciętnej w danym roku kalendarzowym, liczby nauczycieli zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze zajęć (po przeliczeniu na pełny wymiar zajęć) skorygowanej w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych nauczycieli (po przeliczeniu na pełny wymiar zajęć) i 110% kwoty bazowej, ustalanej corocznie w ustawie budżetowej, obowiązującej w dniu 1 stycznia danego roku (w 2024 r. kwota bazowa wynosi 5176,02 zł, więc odpisu dokonuje się w kwocie 5693,62 zł za każdego zatrudnionego).
Dla nauczycieli będących emerytami lub rencistami oraz nauczycieli pobierających nauczycielskie świadczenie kompensacyjne odpisu na ZFŚS dokonuje się w wysokości ustalonej jako iloczyn planowanej, przeciętnej w danym roku kalendarzowym liczby nauczycieli będących emerytami lub rencistami oraz nauczycieli pobierających nauczycielskie świadczenie kompensacyjne, skorygowanej w końcu danego roku kalendarzowego do faktycznej, przeciętnej liczby tych nauczycieli i 42% kwoty bazowej, ustalanej corocznie w ustawie budżetowej, obowiązującej w dniu 1 stycznia danego roku (ponieważ w 2024 r. kwota bazowa wynosi 5176,02 zł, więc odpisu dokonuje się w kwocie 2173,93 zł za każdą osobę).
H2: Kalkulator odpisu na ZFŚS
Obliczanie odpisu na ZFŚS może być czasochłonne, jednak w internecie dostępnych jest wiele kalkulatorów, które ułatwiają przedsiębiorcom i kadrowym prawidłowe obliczenie obowiązującego odpisu na ZFŚS. Z pewnością takie narzędzia pomagają zweryfikować własne szacunki.
Polecamy sprawdzony i na bieżąco aktualizowany kalkulator podatkowego portalu GOFIN.PL:
jak również rozbudowany kalkulator Portalu FK:
https://www.portalfk.pl/wyswietl-zalacznik/754/183276
Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (ZFŚS 2024) a podatek dochodowy i ZUS
Jeśli świadczenia z ZFŚS przyznawane są zgodnie z regulaminem ZFŚS, to nie podlegają składkom społecznym i składce zdrowotnej (brak ZUS). Niestety podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych (PIT), chociaż otrzymujące je osoby (pracownicy, emeryci, renciści) mogą korzystać z kilku atrakcyjnych zwolnień podatkowych.
I. Zwolnienie (kwota wolna) do 1000 zł w danym roku (art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT)
Przede wszystkim świadczeniobiorca może skorzystać ze zwolnienia podatkowego, jeśli wartość otrzymanych przez niego rzeczy lub świadczeń pieniężnych sfinansowanych w całości ze środków z ZFŚS nie przekroczy w roku kwoty 1000 zł.
To oznacza, że jeśli pracodawca postanowi zgodnie z regulaminem ZFŚS przekazać pracownikowi środki pieniężne lub rzeczy o wartości nieprzekraczającej w roku 1000 zł, to kwota ta będzie w całości zwolniona nie tylko z ZUS, ale również z PIT.
Niestety ustawodawca wyłączył z tego zwolnienia bony, talony i inne znaki uprawniające posiadacza do ich wymiany na towary lub usługi. Niemniej przekazanie bonów może korzystać ze zwolnienia z ZUS.
II. Zapomogi losowe (art. 21 ust. 1 pkt 26 lit. a) ustawy o PIT)
Ustawodawca zadecydował również, że opodatkowaniu PIT nie podlegają zapomogi otrzymane w przypadku indywidualnych zdarzeń losowych, klęsk żywiołowych, długotrwałej choroby lub śmierci, jeśli jest ona wypłacona m.in. z ZFŚS niezależnie od jej wysokości.
Przykład
Pan Jan Kowalski uległ poważnemu wypadkowi drogowemu, w wyniku którego stał się osobą z niepełnosprawnością. W związku z trudną sytuacją Pana Jana, w tym jego zwiększonymi potrzebami (Pan Jan musi dostosować swoje mieszkanie do trudności z poruszaniem), pracodawca postanowił przyznać Panu Janowi zgodnie z regulaminem ZFŚS zapomogę w wysokości 8000 zł. Otrzymane przez Pana Jana pieniądze z ZFŚS nie będą podlegały opodatkowaniu ani oskładkowaniu.
III. Dopłaty do wypoczynku zorganizowanego dzieci i młodzieży (art. 21 ust. 1 pkt 78 lit. a) ustawy o PIT)
Kolejnym atrakcyjnym zwolnieniem podatkowym związanym ze środkami pochodzącymi z ZFŚS jest zwolnienie dopłat do: wypoczynku zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie, w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym również połączonego z nauką, pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych, oraz przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu – dzieci i młodzieży do lat 18.
Jeśli zatem pracownik otrzyma dofinansowanie do wypoczynku lub pobytu na leczeniu oraz przejazdu związanego z tym wypoczynkiem lub leczeniem dla swojego dziecka, to niezależnie od wysokości wypłaconego dofinansowania, nie będzie ono podlegało opodatkowaniu ani oskładkowaniu, o ile środki na dofinansowanie pochodzić będą ze środków ZFŚS.
IV. Dofinansowanie do żłobków, przedszkoli lub klubów dziecięcych (art. 21 ust. 1 pkt 67a ustawy o PIT)
Również świadczenia otrzymane z ZFŚS związane z pobytem dzieci osób uprawnionych do tych świadczeń w żłobkach, klubach dziecięcych lub przedszkolach podlegają zwolnieniu z PIT oraz ZUS niezależnie od wysokości otrzymanego świadczenia.
V. Wypłaty dla emerytów i rencistów (art. 21 ust. 1 pkt 38 ustawy o PIT)
Z bardzo szerokiego zwolnienia z PIT mogą korzystać świadczenia otrzymane przez emerytów, rencistów lub osoby pobierające nauczycielskie świadczenia kompensacyjne w związku z łączącym ich uprzednio z zakładem pracy stosunkiem służbowym, stosunkiem pracy lub spółdzielczym stosunkiem pracy do wysokości 4500 zł w roku.
To oznacza, że o ile regulamin ZFŚS pozwala pracodawcy na wypłatę świadczeń związanych z działalnością socjalną dla wymienionych osób, to świadczenia te do kwoty 4500 zł w roku nie będą podlegały opodatkowaniu i oskładkowaniu.
W tym wypadku ustawodawca nie wyłączył ze zwolnienia bonów, voucherów czy kart podarunkowych – prezent tego typu może potencjalnie korzystać z omawianego zwolnienia podatkowego!
ZFŚS opodatkowanie i oskładkowanie – podsumowanie
Przedstawione przez nas zwolnienia można byłoby podsumować, jak niżej:
| Świadczenie finansowane z ZFŚS | Opodatkowanie | Składki ZUS |
| świadczenia rzeczowe (np. paczki świąteczne) i pieniądze | – do 1000 zł w roku podlega zwolnieniu,- powyżej 1000 zł w roku podlega opodatkowaniu | brak |
| bony, talony, karty podarunkowe | opodatkowanie wystąpi – niezależnie od wartości świadczenia | brak |
| zapomogi losowe | opodatkowanie nie wystąpi (niezależnie od wartości świadczenia) | brak |
| dopłaty do wypoczynku dla dzieci do 18 roku życia | opodatkowanie nie wystąpi (niezależnie od wartości świadczenia) | brak |
| świadczenia dla emerytów i rencistów (byłych pracowników) | – do 4500 zł w roku podlega zwolnieniu, – powyżej 4500 zł w roku podlega opodatkowaniu | brak |
Odpis na ZFŚS – ile będzie wynosił w 2025?
Ze względu na sposób ustalania podstawy wyliczenia odpisu na ZFŚS (jest nią przeciętne wynagrodzenie miesięczne w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeśli przeciętne wynagrodzenie z roku okresu jest kwotą wyższą), to na dokładne liczby musimy jeszcze poczekać. Wysokość przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia za rok poprzedni ogłasza Prezes Głównego Urzędu Statystycznego w Dzienniku Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” nie później niż do dnia 20 lutego każdego roku. To oznacza, że pewne dane stanowiące podstawę wyliczenia odpisu na ZFŚS w 2025 r. poznamy najpóźniej 20 lutego 2025 r. Niemniej już dziś prognozy zapowiadają, że będzie to kwota dużo wyższa niż w 2024 r. (prawdopodobnie między 7500 zł a 8000 zł).
