Offboarding, czyli jak pożegnać się z pracownikiem w dobrej atmosferze

Odejście pracownika to bardzo trudny moment w funkcjonowaniu każdej firmy, niezależnie od jej wielkości czy od stażu odchodzącego pracownika. Należy do najbardziej stresujących doświadczeń w pracy dla obu stron. To, jak przebiega rozstanie pracownika z pracodawcą, ma ogromne znaczenie. Zakończenie współpracy „na szybko” i bez odpowiedniego przygotowania jest sporym błędem. Dlatego warto postawić na wieloetapowy i dobrze przemyślany proces rozstania, a mianowicie offboarding pracownika.

Z tego artykułu dowiesz się:

• Czym jest offboarding?
• Co może zrobić w tym zakresie pracodawca?
• Jak przeprowadzić dobry offboarding pracownika?
• Jak w zaistniałej sytuacji zadbać o komfort pozostałych pracowników?
• Na co zwrócić szczególną uwagę podczas całego procesu, by zapewnić pozytywne relacje na linii pracodawca – pracownik?
• Jak ustalić formalne warunki rozstania?
• Jak wygląda dobra rozmowa rozstaniowa z odchodzącym członkiem zespołu? Na czym polega exit interview?

Warto przemyśleć sposób rozstania w każdej firmie, nawet mniejszych zespołach.

Czym jest offboarding i outplacement

Offboarding oznacza proces rozstania pracownika z organizacją, w którym następuje:

• omówienie warunków rozstania,
• przekazanie obowiązków i sprzętu służbowego,
• ewentualne rozwiązanie punktów spornych łącznie z omówieniem warunków rozstania,
• pożegnanie z przełożonymi i współpracownikami.

Niezależnie od przyczyny rozstania, offboarding odgrywa ogromną rolę w budowaniu doświadczeń i wspomnień byłego pracownika. Nawet jeśli podjęcie decyzji o zakończeniu współpracy nastąpiło ze strony pracodawcy.

W procesie offboardingu ważne jest zastosowanie odpowiednich procedur i zasad, dzięki którym pożegnanie staje się łatwiejsze i pomaga skupić się na pozytywnych emocjach między organizacją a byłym pracownikiem. Opracowanie programu offboardingu pomaga rozstać się w neutralnej, a nawet dobrej atmosferze. W końcu powodów do rozwiązania umowy może być mnóstwo, a nie wszystkie będą wiązały się z rozczarowaniem którejś ze stron. Rozstajemy się z pracownikiem lub pracodawcą, bo:

• pracownik chce rozwijać swoje kompetencje i znajduje nowe miejsce pracy, które zaspokaja te ambicje,
• w życiu prywatnym pracownika następują zmiany, które wymagają dostosowania sfery zawodowej. To może być tak radosny powód, jak narodziny dziecka, z którymi coraz częściej zostają w domu ojcowie,
• kończymy projekt, a wraz z nim kontrakty z pracownikami, którzy dany projekt realizowali,
• w firmie następują zmiany, które wymagają przeorganizowania stanowisk. Pracodawca podejmuje decyzję o zakończeniu współpracy z pracownikami na stanowiskach, które będą likwidowane,
• kończy się umowa na czas określony i pracodawca uznaje, że chce przeprowadzić ponowną rekrutację.

Zapewne możesz przywołać jeszcze więcej powodów, bo przecież każda sytuacja jest inna. Jeśli jednak rozwiązanie umowy następuje z inicjatywy pracodawcy, warto włączyć w offboarding również proces outplacementu, a więc „łagodnego zwolnienia”. To podjęcie przez pracodawcę działań mających na celu wsparcie odchodzącego pracownika w poradzeniu sobie z utratą pracy i odnalezieniu się na rynku pracy. Może obejmować między innymi:

• pomoc w poszukiwaniu nowej pracy,
• szkolenia dla pracowników,
• pomoc w przygotowaniu CV,
• doradztwo zawodowe.

Outplacement warto wdrożyć, szczególnie kiedy zwolnienia obejmują grupę pracowników (np. z powodu restrukturyzacji firmy). Docenią go zwłaszcza osoby, które pracowały w firmie przez wiele lat.

Jak zarządzać odejściem pracownika? Offboarding w kilku krokach

Dobrze przeprowadzone rozstanie to szansa, by pozostać w dobrych relacjach i pozostawić o sobie pozytywne emocje. Oczywiście, każde rozstanie jest trudne — to w środowisku biznesowym również. Offboarding składa się z kilku etapów, które warto sobie rozpisać.

Korzyści z takiego podejścia jest kilka. Po pierwsze, będziesz przygotowany na większość scenariuszy. Możesz złagodzić negatywne emocje i pomóc pracownikowi skupić się na kwestiach formalnych. Po drugie, możesz zaproponować wsparcie lub poprosić o takie. Jeśli pracownik składa wypowiedzenie w dobrej atmosferze, możesz liczyć na to, że pomoże z wdrożeniem swojego następcy. Po trzecie, dobry offboarding to sposób na to, by powiedzieć „do zobaczenia”, a nie „żegnaj”. Nigdy przecież nie wiadomo, czy nie przyjdzie nam znów współpracować.

Jakie elementy offboardingu warto uwzględnić?

1. Zaplanuj rozmowę podsumowującą przebieg zatrudnienia

Niezależnie od tego, kto rozwiązuje umowę, najlepiej zacząć od rozmowy. Wręczenie wypowiedzenia to trudny moment dla każdej ze stron, dlatego warto omówić powody podjętej decyzji. Ważne jest, by każda ze stron podeszła do tej rozmowy rzeczowo i ze zrozumieniem.

Rozmowa może się też obejmować określenie warunków odejścia. Omów ewentualną odprawę pieniężną, kwestie urlopowe czy termin na przekazanie obowiązków. Formalne warunki rozstania przedyskutowane już teraz sprawią, że cały proces offboardingowy okaże się bardziej płynny i przebiegnie zgodnie z oczekiwaniami obu stron.

Przygotuj się, że rozmowa rozstaniowa dostarczy wielu trudnych emocji Tobie i pracownikowi, zwłaszcza jeśli zakończenie współpracy okazało się niespodziewane. Dołóż starań, żeby zadbać o spokojną i profesjonalną atmosferę.

2. Powiadomienie pracowników o odejściu współpracownika

Kiedy decyzja zapadła, czas na poinformowanie zespołu o zaistniałej sytuacji. Takie wieści rozchodzą się bardzo szybko pocztą pantoflową, a niejasne sytuacje źle odbiją się przede wszystkim na pracodawcy. Niedoinformowani pracownicy zaniepokoją się o własne stanowiska i mogą poczuć żal, że ukryto przed nimi coś ważnego. Nie mając konkretów, skupią się na domysłach, a to raczej nie zaprowadzi nikogo w dobrą stronę.

Zaangażowanie pracowników w proces offboardingowy to niezwykle istotny krok. Powiedz im, że dany pracownik odchodzi i jakich zmian mogą się spodziewać – i czy w ogóle jakieś nastąpią. Przedyskutuj związane z nimi działania administracyjne i przekazanie obowiązków innym osobom.

3. Przekazanie obowiązków pracownika

Ustal z odchodzącym pracownikiem, jak i komu zostaną przekazane obowiązki wykonywane do tej pory przez niego. Niech to będzie konkretny plan, z ustalonymi datami końcowymi. Dzięki temu proces przejęcia obowiązków przez nowego pracownika nie napotka niespodziewanych trudności.

Niech rozstający się z firmą pracownik wie, w jakich terminach ma nastąpić:

• przygotowanie listy zadań (wraz z określeniem priorytetów),
• ustalenie osoby lub osób przejmujących obowiązki,
• zaplanowanie spotkań z pracownikami, przekazanie dokumentów,
• podzielenie się dostępami do zasobów firmowych,
• scedowanie pracy nad projektami,
• poinformowanie klientów o tym, z kim mają się kontaktować,
• przeszkolenie osób przejmujących obowiązki.

Okres wypowiedzenia to czas, by przekazać wiedzę i obowiązki, zdać sprzęt służbowy i pożegnać się z zespołem. Pamiętaj, że odchodzący pracownik myślami może być już w nowej roli, dlatego przy dobrej współpracy warto podarować mu czas na odpoczynek.

4. Przeprowadzenie exit interview

W kolejnym etapie warto zadbać o exit interview. Pod tą nazwą kryje się spotkanie, które umożliwia odchodzącemu pracownikowi podzielenie się opinią o firmie. Nie ignoruj tego etapu, gdyż dostarczy cennych informacji zwrotnych i zupełnie nowej perspektywy.

Jak wygląda przeprowadzenie exit interview? Zapytaj odchodzącego pracownika, jak według niego funkcjonuje organizacja: co działa i nie działa, jakie są problemy i bolączki, czy procedury firmowe mają sens, jakie są szanse rozwoju, które elementy zaważyły na decyzji o odejściu… Zachęć go do szczerych odpowiedzi, pamiętając o przyjaznej atmosferze i wzajemnym szacunku. Nie bagatelizuj tego, co mówi. Nie wchodź z nim w kłótnie i nie zaprzeczaj jego słowom, gdyż nastawisz go do siebie negatywnie.

Exit interview może być tą najbardziej otwartą rozmową, jaką przeprowadzicie w trakcie całego zatrudnienia. Może pomóc Ci nie tylko udoskonalić proces offboardingu, ale też zmniejszyć rotację.

5. Skupienie się na sprawach administracyjnych

Skuteczny offboarding powinny zakończyć działania administracyjne, czyli wszystkie kwestie formalne w ostatni dzień pracy. Chodzi tu przede wszystkim o:

• przekazanie świadectwa pracy,
• zdanie sprzętu i samochodu służbowego,
• zniszczenie firmowych kart płatniczych, które były wydane na nazwisko pracownika.

Pamiętaj, by wszystkie te czynności udokumentować. Pracownik powinien otrzymać pisemne potwierdzenie przekazania firmowej właśności (tzw. „obiegówki).

6. Otwartość na pozostanie w kontakcie

To, co obecni i byli pracownicy mówią o Tobie na zewnątrz organizacji, jest niesamowicie istotne. Mimo że offboarding pracownika już za Tobą, staraj się nie stracić z nim kontaktu i pozostawić otwarte drzwi.

Kto wie, może kiedyś były pracownik zdecyduje się wrócić do pracy albo nawiązać innego rodzaju współpracę? A może – mając miłe wspomnienia – poleci Twoją firmę komuś, kto szuka pracy? Albo skieruje do Ciebie jakiegoś klienta?

Zwolnienie pracownika z obowiązku świadczenia pracy

Ustalenie warunków odejścia obejmuje omówienie opcji zwolnienia pracownika z obowiązku świadczenia pracy w czasie wypowiedzenia. Dlaczego to takie ważne? W zależności od powodu rozstania, wcześniejsze odejście może:

• pomóc pracownikowi zaaklimatyzować się w nowej firmie,
• pomóc zespołowi zakończyć pewien etap,
• ograniczyć plotki i domysły, a tym samym sprawić, że życie w firmie szybciej wróci do normy.

W niektórych sytuacjach pracodawca też ma prawo czuć się zawiedziony brakiem lojalności i zdenerwowany koniecznością szukania nowego pracownika. W skrajnych przypadkach nadwyrężenia zaufania pracodawca może rozważać zablokowanie dostępów do kont firmowych i odebranie kart dostępu. W takiej sytuacji postarajcie się zachować zimną krew i po prostu zaproponujcie pracownikowi dodatkowe dni wolne.

Nawet jeśli w Twojej firmie rozstajecie się w jak najlepszych stosunkach, zastanów się, czy nie zwolnić odchodzącego pracownika z konieczności pojawiania się w pracy przez ostatnie tygodnie. Wdzięczny były pracownik – zachwycony czasem dla siebie – może stać się cenną inwestycją.

Czy offboarding pracownika można przeprowadzić zdalnie?

Tak, jest to możliwe, jednak w miarę możliwości lepiej tego unikać. Nic nie zastąpi spotkania twarzą w twarz. Podczas rozmów na żywo zachodzi zupełnie inna dynamika i komunikacja staje się pełniejsza.

Offboarding można przeprowadzić zdalnie, jeżeli pracownik z jakichś powodów nie może pojawić się w firmie, na przykład pracuje w domu i na co dzień mieszka w innym mieście (a nawet państwie). Zdarza się też tak, że pracownik wykonujący obowiązki zdalnie po prostu nie chce pojawić się w biurze pod koniec swojej kariery w firmie, gdyż znajdujecie się w sytuacji konfliktowej i targają nim negatywne emocje. Wtedy lepiej przeprowadzić jakąkolwiek rozmowę, choćby online, niż nie przeprowadzić żadnej.

Jak zadbać o relacje z odchodzącym pracownikiem?

W procesie offboardingu liczy się również to, jak wygląda sam dzień pożegnania. Postaraj się osobiście spotkać z pracownikiem, uścisnąć mu rękę i podziękować za dotychczasową współpracę. Niech poczuje się ważny.

Warto też zorganizować sympatyczne spotkanie całego zespołu przy kawie i ciastku. Zachęć pracowników, żeby podpisali wspólnie kartkę z życzeniami albo złożyli się na drobny upominek. Może będą chcieli powiedzieć kilka słów, na przykład o tym, dlaczego cenią daną osobę i z jakich powodów będzie jej brakować?

Jako pracodawca przygotuj własny prezent dla odchodzącego pracownika, żeby wspominał Cię jeszcze przyjemniej. Co takiego wręczyć, żeby faktycznie się przydało, a nie kurzyło się w kącie? Podaruj okazję do spełnienia marzenia! Chętnie Ci w tym pomożemy, oferując interesujące vouchery na przeżycia.

Dobrze znasz odchodzącą osobę, a tym samym wiesz, o czym marzy? Wybierz jedną atrakcję z setek różnych opcji, decydując się na konkretny voucher. Czy pracownik łaknie zastrzyku adrenaliny, czyli skoku ze spadochronem lub lotu paralotnią? A może pragnie spokojnego wypadu do spa? Chce zacząć naukę tańca towarzyskiego? Oferujemy mnóstwo możliwości.

Nie masz pewności, czy idealnie trafisz w cudze preferencje? Spieszymy z gift voucherem! Zdecyduj się na kwotę, jaką jesteś w stanie wydać. Obdarowany sam wybierze atrakcję, która najbardziej przypadnie mu do gustu. To takie proste!

Proces offboardingu w strategii employer brandingu

To, jak wygląda offboarding, znacząco wpływa na employer branding firmy. Osoba, która odchodzi z firmy, może dużo o tej firmie mówić w środowisku prywatnym i zawodowym. To od Ciebie zależy, czy będzie mówić pozytywnie.

Dlatego nie zaniedbuj tego aspektu employer brandingu. W miarę możliwości maksymalnie ułatw pracownikowi odejście, żeby nie tracić dobrych relacji, które zaprocentują na przyszłość. Dobry offboarding wzmocni Twoją markę pracodawcy i pokaże Twoją organizację jako przyjazne miejsce pracy. Tym samy przyciągnie nowych pracowników, a także partnerów biznesowych.

Czy wiesz już, jak przeprowadzić offboarding pracownika krok po kroku? Posługując się naszymi wskazówkami, zadbaj, żeby to jedno z najbardziej stresujących doświadczeń w życiu przebiegło płynnie i gładko. A jeżeli masz jakiekolwiek pytania, skontaktuj się z nami.