Wręczanie podarunków buduje relacje między firmą a jej klientami i kontrahentami. Nawet mały gest wywołuje pozytywne emocje u obdarowanego i wpływa na stworzenie dobrego obrazu firmy. Dzięki prezentom pokazujemy naszym klientom i partnerom biznesowym, że doceniamy ich obecność i cieszymy się ze współpracy. Vouchery, czyli karty podarunkowe dają możliwość doświadczenia wyjątkowych emocji, a nawet spełniania osobistych marzeń. W przyszłości te pozytywne emocje będą wiązać z kimś, kto im je podarował, czyli z nami. Zdecydowanie mocniej zapamiętujemy to, jak się dzięki komuś czujemy niż to, co od innych otrzymujemy lub słyszymy. W poprzednim artykule omawialiśmy voucher jako prezent w związku z reklamacją towaru lub usługi. Czas na informację jak korzystnie rozliczać vouchery dla klientów i partnerów biznesowych?
SPIS TREŚCI
Wykazanie i opodatkowanie voucherów jako prezentów dla klientów i kontrahentów
Jak rozliczyć voucher podarunkowy dla klientów i kontrahentów? Przyjrzyjmy się polskiemu prawu. Zarówno w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT), jak i ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych (CIT) wyłączono z kosztów uzyskania przychodów koszty reprezentacji. Jednak żadna z powyższych ustaw nie zawiera jasnej definicji wydatków reprezentacyjnych. W takiej sytuacji praktyka organów podatkowych, a także sądów administracyjnych, wypracowała pewną opisową definicję tego pojęcia.
Koszty reprezentacji – definicja
Podstawowe cechy definiujące wydatki na reprezentację:
- skierowanie wydatków do podmiotów trzecich – kontrahentów, klientów – istniejących lub potencjalnych,
- grupa obdarowanych jest wąska – nie są to wszyscy kontrahenci lub klienci, ale pewna wyselekcjonowana grupa (czyli wydanie nie ma charakteru powszechnego),
- celem wydatków jest głównie podtrzymanie dobrych relacji, wykreowanie pozytywnego wizerunku przedsiębiorcy, podkreślenie pewnych jego cech, jak: zamożność, profesjonalizm, solidność, ,
- znaczna okazałość wydatków – mierzona w wartości przekazywanych dóbr lub usług, co oznacza, że podarowane klientom oraz kontrahentom prezenty, były dla naszego przedsiębiorstwa znacznym wydatkiem.
Jeśli wydatki będą charakteryzowały się wskazanymi powyżej cechami, mogą być przez organy podatkowe uznane za koszty reprezentacji. Tym samym zostaną wykluczone z kosztów uzyskania przychodu.
Czy vouchery jako prezenty dla klientów i kontrahentów wlicza się w koszty promocyjno-reklamowe?
Warto zastanowić się, kiedy możemy zakupić voucher, a wydatki na niego zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w sposób, który nie będzie kwestionowany przez organy podatkowe.
Wydaje się, że taką możliwość daje nam uznanie wydatków na vouchery za koszty promocyjno-reklamowe. Zgodnie z art. 15 ust 1 ustawy o CIT oraz art. 22 ust. 1 ustawy o PIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, chyba że są to koszty wprost wyłączone, jak koszty reprezentacji.
Szczęśliwie wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów nie podlegają koszty promocyjno-reklamowe, jednak znacznym utrudnieniem jest brak ustawowej definicji pojęcia „reklamy”. W takich okolicznościach ponownie należy posiłkować się definicjami i interpretacjami tworzonymi przez organy podatkowe i sądy i tam szukać informacji, jakie warunki musi spełnić nasz wydatek na voucher, aby możliwe było zaliczenie go do kosztów podatkowych. Na marginesie – interpretacje podatkowe i wyroki sądowe dostarczają nam również cennych informacji, jakie dokumenty są nam niezbędne do prawidłowego udokumentowania nietypowych wydatków np. na zakup kart podarunkowych, kiedy sprzedawca nie wystawia faktury, ale inne dokumenty kosztowe (noty księgowe lub obciążeniowe).
Aby uznać wydatki na prezenty za koszty promocyjno-reklamowe warto opatrzeć je własnym logo, co niewątpliwie buduje dobrą relację z klientem albo kontrahentem, ale dodatkowo pozwala spełnić warunek reklamy i promocji, ponieważ umożliwia wizualną identyfikację przedsiębiorcy, jak również rozpowszechnia i utrwala informację o jego marce. Niektórzy przedsiębiorcy dodatkowo zaopatrują przekazywane przez siebie paczki prezentowe w katalogi sprzedawanych produktów, towarów lub świadczonych usług, tym samym mogą pozytywnie wpłynąć na wyniki finansowe swojej firmy.
Vouchery jako prezenty dla klientów a koszt uzyskania przychodu
Niestety, nie zawsze możliwe jest udzielenie pewnej odpowiedzi, czy przekazany prezent będzie stanowił dla przedsiębiorcy koszt uzyskania przychodu jako wydatek reklamowy. Każdorazowo zależy to od indywidualnej oceny sytuacji. Należy wziąć pod uwagę powód przekazania prezentu, okoliczności, kim jest obdarowany, jak również charakter samego prezentu, w tym jego wartość.
Niemniej jeśli jest to możliwe, to warto zadbać o okoliczności zwiększające prawdopodobieństwo uznania wydatków na nabycie vouchera, przekazanego jako prezent lub upominek dla swojego klienta jako kosztów reklamy (tym samym uznania go za koszty podatkowe). Oceniane jest to na podstawie całokształtu działalności prowadzonej przez podatnika. Poniżej kilka cech pozwalających uznać, że wydatek ma charakter reklamy:
- przekazanie vouchera o wartości, która daje się uzasadnić w aktualnej rzeczywistości gospodarczej. To znaczy, nie jest wydatkiem ponad stan zarówno z perspektywy rynkowej, jak i samego przedsiębiorcy – porównaniu może podlegać wielkość przedsiębiorstwa i osiąganych przez niego przychodów oraz wartość samego vouchera,
- obdarowanym jest osoba, której zadowolenie ma realny wpływ na wysokość przychodów przedsiębiorcy, np. jeśli chodzi o liczbę, jak i wartość zamówionych towarów czy usług, aczkolwiek warto zadbać, aby prezentów nie otrzymywała jedna osoba lub wąskie grono osób, tylko żeby prezent miał charakter powszechny,
- voucher lub jego opakowanie – koperta/pudełko, zaopatrzone są w logo przedsiębiorcy – co wydaje się jednym z najistotniejszych elementów, ponieważ pozwala przedsiębiorcy wpleść w przekazanie upominku w element promocji i reklamy.
Oferując usługę pełnej personalizacji voucherów dla firm, pomagamy przedsiębiorcom osiągnąć efekt promocyjno-reklamowy.
Prezenty dla klienta i kontrahenta – stanowisko organów podatkowych
Interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 2.03.2010 r., sygn. IPPB5/423-857/09-2/AM.
Z wniosku o wydanie interpretacji podatkowej wynikało, że wnioskodawca zastanawiał się m.in. nad tym, czy może ująć w kosztach podatkowych wydatki na zakup dla kontrahentów upominków oznaczonych swoim logo, jak również wydatków na zakup upominków dla kluczowych i strategicznych klientów bez swojego logo. Upominkami były przede wszystkim portfele, etui na bilety, akcesoria komputerowe (pendrive, podkładka pod mysz, plecak, etui na CD), kubki, długopisy. Organ interpretacyjny zgodził się jedynie na zaliczenie do kosztów podatkowych upominków sygnowanych logo przedsiębiorcy. Wydatki na upominki bez logo uznał za koszty reprezentacji.
Cytat z interpretacji: Spółka podkreśla, że ze względu na rodzaj wykonywanej przez nią działalności, nie ma możliwości prowadzenia bezpośredniej reklamy swoich produktów poprzez np. próbki, testery, tak jak ma to miejsce w innych przedsiębiorstwach. W konsekwencji, jednym z możliwych sposobów na promocję własnej marki wśród potencjalnych klientów jest rozpowszechnianie logo/marki Spółki różnymi kanałami dystrybucji marketingowej (w tym także poprzez wydawanie upominków reklamowych) oraz podejmowanie innych działań ukierunkowanych na stworzenie Spółce sprzyjających warunków biznesowych […] Reasumując, wydatki na upominki bez logo firmy przekazywane wyselekcjonowanym klientom w sytuacjach ściśle związanych z realizowanymi zadaniami biznesowymi, np. podpisanie umowy, ustalenie warunków współpracy, jako koszty reprezentacji nie stanowią kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.
Podsumowując, upominki wręczane klientom i kontrahentom pozytywnie wpływają na nasze relacje biznesowe, natomiast warto w tym kontekście pamiętać o kosztach uzyskania przychodów i nie pomijać prawidłowego dokumentowania tej operacji gospodarczej.
Prezenty dla klientów do 200 zł (brutto)
Zasadą jest, że prezenty i upominki przekazywane klientom stanowią dla nich przychód do opodatkowania. Niemniej klienci indywidualni (osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej) mogą niekiedy korzystać ze zwolnienia z podatku dochodowego.
Przekazanie klientowi prezentu o wartości do 200 zł na cele promocji i reklamy korzysta ze zwolnienia z PIT. To znaczy, że klient obdarowany voucherem o wartości do 200 zł nie zapłaci podatku dochodowego dla osób fizycznych od tego przysporzenia, jeśli otrzymał je od przedsiębiorcy realizującego w ten sposób cele promocyjne i reklamowe.
Opisane zwolnienie wynika z art. 21 ust. 1 pkt 68 ustawy o PIT, który stanowi, że wartość nieodpłatnych świadczeń, (np. przekazany voucher) otrzymanych od świadczeniodawcy w związku z jego promocją lub reklamą jest zwolniona z PIT, jeśli jednorazowa wartość takiego świadczenia nie przekracza 200 zł. Zwolnienie nie dotyczy pracowników oraz osób pozostających ze świadczeniodawcą w stosunku cywilnoprawnych.
Warto pamiętać, że klienci i kontrahenci prowadzący działalność gospodarczą nie mogą skorzystać ze zwolnienia do 200 zł, więc powinni samodzielnie opodatkować niemal każdy otrzymany prezent.
Przekazanie klientowi vouchera o wartości do 200 zł na cele promocji i reklamy korzysta ze zwolnienia z PIT. Obdarowany klient nie zapłaci podatku od tego przysporzenia, a my osiągniemy cel, jakim jest promocja naszej marki oraz reklama przedsiębiorstwa i sprzedawanych przez nas produktów.
Prezenty dla kontrahentów i klientów powyżej 200 zł
Jeśli wartość podarunku przekazanego w celu reklamy lub promocji przekroczy 200 zł, to obdarowany będący osobą fizyczną, osiąga przychód podatkowy – niezależnie, czy jest podmiotem prowadzącym działalność gospodarczą, czy też nie. Zachowanie przedsiębiorcy przekazującego taki prezent jest jednak różne w zależności od tego, kim jest obdarowany.
Jeżeli obdarowanym jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej, to przedsiębiorca ma obowiązek wydać jej PIT-11 z informacją o wartości przekazanego prezentu. Obdarowany włączy ten przychód do swojego rocznego zeznania podatkowego i zobowiązany będzie do zapłaty podatku. Jeśli jednak obdarowanym jest osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, to przedsiębiorca nie ma obowiązku przekazywania jej PIT-11. Taki obdarowany samodzielnie włącza wartość prezentu do przychodów własnego przedsiębiorstwa i odprowadza ewentualny podatek.
Zachęcamy również do prowadzenia ewidencji osób obdarowanych wspartej odpowiednimi zapisami księgowymi, aby w razie potrzeby móc wykazać się, że koszty uzyskania przychodu, jak i rozliczenia dotyczące podatków dla osób fizycznych i prawnych, są prowadzone z należytą starannością.
Jakie prezenty warto wybierać dla klientów i kontrahentów?
Na to pytanie jest wiele dobrych odpowiedzi. Warto wykorzystywać możliwości korzystnego rozliczania, ale wręczając podarunek powinniśmy skupić się na radości, jaką sprawi obdarowanej osobie. Warto zastanowić się jaki charakter mają nasze relacje, co sprawi największą przyjemność naszemu klientowi czy partnerowi biznesowemu. Trafiony i oryginalny prezent nie musi być drogi. Najczęściej wybierane prezenty dla klientów to voucher na kolację dla dwojga i relaksujący zabieg w SPA. Jeśli nie wiesz, co dokładnie chcesz podarować — postaw na elastyczność. Gift Voucher o dowolnej wartości pozwoli obdarowanemu samodzielnie wybrać atrakcję, która w danym momencie jest dla niego najbardziej atrakcyjna. Potrzebujesz pomocy w wyborze prezentu? Napisz do nas!
Darmowy webinar podatkowy — poszerz swoją wiedzę!
We współpracy z Panią Niną Bartosiewicz przygotowaliśmy webinar podatkowy, w którym jako doradczyni podatkowa odpowiada na więcej pytań dotyczących podatkowych aspektów rozliczania voucherów. Zapisz się na webinar, a gratis otrzymasz również e-book ze zbiorem wszystkich poruszanych zagadnień w jednym miejscu. Dzięki temu będziesz mógł wrócić do potrzebnych informacji w razie potrzeb!
Może Ci się przydać! Ważne stanowiska organów podatkowych i sądów administracyjnych, na które powołujemy się w artykule:
– interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 2.03.2010 r., sygn. IPPB5/423-857/09-2/AM,
– wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 21.08.2019 r., sygn. akt II FSK 2958/17,
– wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 8.12.2022 r., sygn. akt II FSK 1130/20.
