Vouchery dla klientów i kontrahentów – jak je rozliczać?

Wręczanie podarunków buduje relacje między firmą a jej klientami i kontrahentami. Nawet mały gest wywołuje pozytywne emocje u obdarowanego i wpływa na stworzenie dobrego obrazu firmy. Dzięki prezentom pokazujemy naszym klientom i partnerom biznesowym, że doceniamy ich obecność i cieszymy się ze współpracy. Vouchery, czyli karty podarunkowe dają możliwość doświadczenia wyjątkowych emocji, a nawet spełniania osobistych marzeń. W przyszłości te pozytywne emocje będą wiązać z kimś, kto im je podarował, – czyli z nami. Zdecydowanie mocniej zapamiętujemy to, jak się dzięki komuś czujemy, niż to, co od innych otrzymujemy lub słyszymy. W poprzednim artykule omawialiśmy voucher jako prezent w związku z reklamacją towaru lub usługi. Czas na informację jak korzystnie rozliczać vouchery dla klientów i partnerów biznesowych?

Wykazanie i opodatkowanie voucherów jako prezentów dla klientów i kontrahentów

Jak rozliczyć voucher podarunkowy dla klientów i kontrahentów? Przyjrzyjmy się polskiemu prawu. Zarówno w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT), jak i ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych (CIT) wyłączono z kosztów uzyskania przychodu tzw. koszty reprezentacyjne lub inaczej koszty reprezentacji. Jednak żadna z powyższych ustaw nie zawiera jasnej definicji wydatków reprezentacyjnych. W takiej sytuacji praktyka organów podatkowych, a także sądów administracyjnych, wypracowała pewne opisowe definicje kosztów reprezentacyjnych.

Koszty reprezentacyjne – definicja

Podstawowe cechy definiujące wydatki reprezentacyjne:

1. Skierowanie wydatków do podmiotów trzecich – kontrahentów, klientów – istniejących lub potencjalnych
2. Celem wydatków jest głównie stworzenie pozytywnego wizerunku, podkreślenie pewnych cech przedsiębiorcy, jak: profesjonalizm, solidność, zasobność oraz podtrzymanie dobrych relacji
3. Znaczna okazałość wydatków – mierzona w wartości przekazywanych dóbr lub usług. Co oznacza, że podarowane klientom oraz kontrahentom dobra i usługi (nie pieniądze), były dla naszego biznesu znacznym wydatkiem.

Jeśli wydatki będą charakteryzowały się wskazanymi powyżej cechami, mogą być przez organy podatkowe uznane za koszty reprezentacji. Tym samym zostają wykluczone z kosztów uzyskania przychodu.

Czy vouchery jako prezenty dla klientów i kontrahentów wlicza się w koszty promocyjno-reklamowe?

Warto zastanowić się, kiedy możemy się zdecydować na zakup vouchera, a koszty uzyskania przychodu nie będą kwestionowane przez organ podatkowy.

Wydaje się, że taką możliwość dają nam: koszty promocyjno-reklamowe. Zgodnie z art.15 ust 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła dochodów. Niestety, żadna z ustaw o podatku dochodowym nie zawiera skonkretyzowanej i zatwierdzonej definicji reklamy. W takich okolicznościach należy posiłkować się definicjami i interpretacjami tworzonymi przez organy podatkowe i sądy i tam szukać informacji co może budzić  najmniej kontrowersji w uznaniu wydatku na zakup vouchera jako kosztów uzyskania przychodów. Tam również warto znaleźć  przykłady  prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych, jakim jest między innymi zakup kart podarunkowych.

Podatnicy, którzy w ramach prezentów przekazują klientom innego rodzaju przedmioty niż własne wyroby lub towary, opatrują je własnym logo i tym samym  z jednej strony dbają o wykreowanie pozytywnych relacji, a z drugiej podkreślają reklamowe walory podarunku. Niekiedy zaopatrują przekazywane paczki w katalogi swoich produktów, towarów lub świadczonych usług i tym działaniem  zgodnie z w/w ustawą dbają o źródło przychodów i zwiększają szanse uznania tych wydatków jako koszt uzyskania przychodu.

Vouchery jako prezenty dla klientów a koszt uzyskania przychodu

Niestety, w wielu przypadkach nie można z całą pewnością stwierdzić, czy przekazany prezent będzie stanowił dla przedsiębiorcy koszt uzyskania przychodu jako wydatek reklamowy. Każdorazowo zależy to od indywidualnej oceny sytuacji. Należy wziąć pod uwagę powód przekazania prezentu, okoliczności, tego kim jest obdarowany i charakter samego prezentu, w tym jego wartości. 

Niemniej jednak warto stworzyć korzystne warunki dla uzyskania jak największego prawdopodobieństwa uznania kosztów vouchera, przekazanego jako prezent lub upominek dla swojego klienta jako kosztów reklamy (tym samym uznania go za koszty uzyskania przychodu).  Oceniane jest to na podstawie całokształtu działalności prowadzonej przez podatnika. Poniżej kilka cech pozwalających uznać, że wydatek ma charakter reklamy:

• przekazanie vouchera o wartości, która daje się uzasadnić w aktualnej rzeczywistości gospodarczej. To znaczy, nie jest wydatkiem ponad stan, z  zarówno z perspektywy rynkowej, jak i samego przedsiębiorcy- wielkość osiąganych przychodów versus cena  bonów podarunkowych,
• obdarowanym jest osoba, której zadowolenie ma realny wpływ na wysokość przychodów przedsiębiorcy, np. jeśli chodzi o liczbę, jak i wartość zamówionych towarów czy usług,
• voucher lub jego opakowanie – koperta/pudełko, zaopatrzone są w logo przedsiębiorcy – co wydaje się jednym z najistotniejszych elementów, ponieważ pozwala przedsiębiorcy wpleść w przekazanie upominku w element promocji i reklamy. 

Oferując usługę pełnej personalizacji voucherów dla firm, stawiamy również wykreowanie  na takiego obrazu podatnika, który prawidłowo ujmuje fakt dokonania operacji gospodarczej w księgach firmy.

Prezenty dla klienta i kontrahenta – stanowisko organów podatkowych

Interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 2 marca 2010 r., sygn. IPPB5/423-857/09-2/AM

Z wniosku o wydanie interpretacji podatkowej wynikało, że wnioskodawca zastanawiał się m.in. nad tym, czy może ująć w kosztach podatkowych wydatki na zakup dla kontrahentów upominków oznaczonych swoim logo, jak również wydatków na zakup upominków dla kluczowych i strategicznych klientów bez swojego logo. Upominkami były przede wszystkim portfele, etui na bilety, akcesoria komputerowe (pendrive, podkładka pod mysz, plecak, etui na CD), kubki, długopisy. Organ interpretacyjny zgodził się jedynie na zaliczenie do kosztów podatkowych upominków sygnowanych logo przedsiębiorcy. Wydatki na upominki bez logo uznał za koszty reprezentacji.

Cytat z interpretacji: Spółka podkreśla, że ze względu na rodzaj wykonywanej przez nią działalności, nie ma możliwości prowadzenia bezpośredniej reklamy swoich produktów poprzez np. próbki, testery, tak jak ma to miejsce w innych przedsiębiorstwach. W konsekwencji, jednym z możliwych sposobów na promocję własnej marki wśród potencjalnych klientów jest rozpowszechnianie logo/marki Spółki różnymi kanałami dystrybucji marketingowej (w tym także poprzez wydawanie upominków reklamowych) oraz podejmowanie innych działań ukierunkowanych na stworzenie Spółce sprzyjających warunków biznesowych […] Reasumując, wydatki na upominki bez logo firmy przekazywane wyselekcjonowanym klientom w sytuacjach ściśle związanych z realizowanymi zadaniami biznesowymi, np. podpisanie umowy, ustalenie warunków współpracy, jako koszty reprezentacji nie stanowią kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Podsumowując, upominki wręczane klientom i kontrahentom pozytywnie wpływają na nasze relacje biznesowe, natomiast warto w tym kontekście pamiętać o kosztach uzyskania przychodów i nie pomijać prawidłowego dokumentowania tej operacji gospodarczej.

Prezenty dla kontrahentów i klientów do 200 zł (brutto)

Jak wygląda kwestia rozliczania prezentów o różnych wartościach cenowych? Istnieją dwa progi dla obdarowanych : prezenty do 200 złotych oraz powyżej tej kwoty. Zacznijmy od niższego progu wartości wręczanego podarunku. Przekazanie klientowi vouchera o wartości do 200 zł na cele promocji i reklamy korzysta ze zwolnienia z PIT. To znaczy, że obdarowany klient  nie płaci podatku dochodowego dla osób fizycznych od tego przysporzenia, to pierwsza ważna reguła związana z ceną prezentu.

W przypadku, gdy prezent dla klienta stanowi wydatki reklamowe i promocyjne, to wartość tego wydatku (jeśli nie przekroczy 200 zł) może korzystać ze zwolnienia z PIT. Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 68 ustawy o PIT wartość nieodpłatnych świadczeń, o których mowa w art. 20 ust. 1 (np. przekazany voucher) otrzymanych od świadczeniodawcy w związku z jego promocją lub reklamą jest zwolniona z PIT. Pod tym samym warunkiem – jednorazowa wartość tych świadczeń nie może przekroczyć 200 zł. Zwolnienie nie dotyczy pracowników oraz osób pozostających ze świadczeniodawcą w stosunku cywilnoprawnych jeśli środki na zakup nie zostaną sfinansowane na podstawie regulaminu i ze środków jakie zostały przeznaczone na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych.

Przekazanie klientowi vouchera o wartości do 200 zł na cele promocji i reklamy korzysta ze zwolnienia z PIT. Obdarowany klient nie płaci podatku od tego przysporzenia, a my osiągniemy cel, jakim jest wykreowanie pozytywnych relacji.

Prezenty dla kontrahentów i klientów powyżej 200 zł

Kiedy wartość podarunku przekazanego w celu reklamy lub promocji, przekracza 200 zł lub są to koszty reprezentacji, to przedsiębiorca, który przekazuje prezent na rzecz osoby fizycznej, nieprowadzącej działalności gospodarczej, powinien wystawić obdarowanemu PIT-11. Natomiast Obdarowany, powinien w rozliczeniu podatkowym uwzględnić fakt uzyskania przychodu . W przypadku, jeśli Obdarowanym jest osoba fizyczna, prowadząca działalność gospodarczą, która uzyskała prezent w związku z prowadzoną przez siebie działalnością, powinna przekazany prezent opodatkować we własnym zakresie jako przychód z działalności gospodarczej – w jej wypadku nie ma obowiązku wystawiać PIT-11.

Zachęcamy również do prowadzenia ewidencji  osób obdarowanych wspartej odpowiednimi zapisami księgowymi, aby w razie potrzeby móc wykazać się, że koszty uzyskania przychodu, jak i rozliczenia dotyczące podatków dla osób fizycznych i prawnych są prowadzone z należytą starannością.

Jakie prezenty warto wybierać dla klientów i kontrahentów?

Na to pytanie jest wiele dobrych odpowiedzi. Warto wykorzystywać możliwości korzystnego rozliczania, ale wręczając podarunek powinniśmy skupić się na radości, jaką sprawi obdarowanej osobie. Warto zastanowić się jaki charakter mają nasze relacje, co sprawi największą przyjemność naszemu klientowi czy partnerowi biznesowemu. Trafiony i oryginalny prezent nie musi być drogi. Najczęściej wybierane prezenty dla klientów to voucher na kolację dla dwojga i relaksujący zabieg w SPA. Jeśli nie wiesz, co dokładnie chcesz podarować — postaw na elastyczność. Gift Voucher o dowolnej wartości pozwoli obdarowanemu samodzielnie wybrać atrakcję, która w danym momencie jest dla niego najbardziej atrakcyjna. Potrzebujesz pomocy w wyborze prezentu? Napisz do nas!

Darmowy webinar podatkowy — poszerz swoją wiedzę!

We współpracy z Panią Niną Bartosiewicz przygotowaliśmy webinar podatkowy, w którym jako radczyni prawna odpowiada na więcej pytań dotyczących podatkowych aspektów rozliczania voucherów. Zapisz się na webinar, a gratis otrzymasz również e-book ze zbiorem wszystkich poruszanych zagadnień w jednym miejscu. Dzięki temu będziesz mógł wrócić do potrzebnych informacji w razie potrzeb!

Vouchery jako prezenty dla klientów i pracowników. Przepisy stanowiące podstawę opracowania: Interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 2 marca 2010 r., sygn. IPPB5/423-857/09-2/AM; Art. 21 ust. 1 pkt 68 ustawy o PIT oraz Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 21 sierpnia 2019 r., sygn. II FSK 2958/17.