Vouchery dla klientów i kontrahentów – jak je rozliczać?

Wręczanie podarunków buduje relacje między firmą a jej klientami i kontrahentami. Nawet mały gest wywołuje pozytywne emocje u obdarowanego. Dzięki prezentom pokazujemy naszym klientom i partnerom biznesowym, że doceniamy ich obecność i cieszymy się ze współpracy. Vouchery na prezenty-przeżycia dla klientów dają im możliwość doznawania dobrych emocji i spełniania osobistych marzeń. W przyszłości te pozytywne emocje będą wiązać z kimś, kto im je podarował – czyli z nami. Zdecydowanie mocniej zapamiętujemy to, jak się dzięki komuś czujemy, niż to, co od innych otrzymujemy lub słyszymy. W poprzednim artykule omawialiśmy voucher jako prezent w związku z reklamacją towaru lub usługi. Czas na informację jak rozliczać vouchery dla klientów i partnerów biznesowych?

Wykazanie i opodatkowanie voucherów jako prezentów dla klientów i kontrahentów

Jak rozliczyć voucher podarunkowy dla klientów i kontrahentów? Przyjrzyjmy się polskiemu prawu. Zarówno w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT), jak i ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych (CIT) wyłączono z kosztów uzyskania przychodu tzw. koszty reprezentacyjne lub inaczej koszty reprezentacji. Jednak żadna z powyższych ustaw nie zawiera jasnej definicji wydatków reprezentacyjnych. W takiej sytuacji praktyka organów podatkowych, a także sądów administracyjnych, wypracowała pewne opisowe definicje kosztów reprezentacyjnych.

Koszty reprezentacyjne – definicja

Podstawowe cechy definiujące wydatki reprezentacyjne:

  1. Skierowanie wydatków do podmiotów trzecich – kontrahentów, klientów – istniejących lub potencjalnych
  2. Celem wydatków jest głównie stworzenie pozytywnego wizerunku, podkreślenie pewnych cech przedsiębiorcy, jak: profesjonalizm, solidność, zasobność oraz podtrzymanie dobrych relacji
  3. Znaczna okazałość wydatków – mierzona w wartości przekazywanych dóbr lub usług. Co oznacza, że podarowane klientom oraz kontrahentom dobra i usługi (nie pieniądze), były dla naszego biznesu znacznym wydatkiem.

Jeśli wydatki będą charakteryzowały się wskazanymi powyżej cechami, mogą być przez organy podatkowe uznane za koszty reprezentacji. Tym samym zostają wykluczone z kosztów uzyskania przychodu.

Czy vouchery jako prezenty dla klientów i kontrahentów wlicza się w koszty promocyjno-reklamowe?

Kiedy w takim razie przedsiębiorca może uznać vouchery dla klientów za koszty uzyskania przychodu? Taką możliwość dają nam: koszty promocyjno-reklamowe. Niestety, również i w tym przypadku – żadna z ustaw o podatku dochodowym nie zawiera skonkretyzowanej i zatwierdzonej definicji reklamy. W takich okolicznościach należy posiłkować się definicjami tworzonymi przez organy podatkowe i sądy. Te najczęściej korzystają z potocznego rozumienia tego pojęcia.

Podatnicy, którzy w ramach prezentów przekazują klientom innego rodzaju przedmioty niż własne wyroby lub towary, opatrują je własnym logo. W ten sposób podkreślają reklamowe walory podarunku. Niekiedy zaopatrują przekazywane paczki w katalogi swoich produktów, towarów lub świadczonych usług.

Vouchery jako prezenty dla klientów a koszt uzyskania przychodu

Niestety, w wielu przypadkach nie można z całą pewnością stwierdzić, czy przekazany prezent będzie stanowił dla przedsiębiorcy koszt uzyskania przychodu jako wydatek reklamowy. Każdorazowo zależy to od indywidualnej oceny sytuacji. Należy wziąć pod uwagę powód przekazania prezentu, okoliczności, tego kim jest obdarowany i charakter samego prezentu, w tym jego wartości. 

Niemniej, prawdopodobieństwo uznania kosztów vouchera przekazanego jako prezent lub upominek dla swojego klienta jako kosztów reklamy (tym samym uznania go za koszty uzyskania przychodu) zwiększy na pewno:

  • Przekazanie vouchera o wartości, która daje się uzasadnić w aktualnej rzeczywistości gospodarczej. To znaczy, nie jest wydatkiem ponad stan, zarówno z perspektywy rynkowej jak i samego przedsiębiorcy,
  • obdarowanym jest osoba, której zadowolenie ma realny wpływ na wysokość przychodów przedsiębiorcy, np. jeśli chodzi o liczbę, jak i wartość zamówionych towarów czy usług,
  • przekazanie vouchera służy reklamie przedsiębiorcy, np. voucher lub jego opakowanie – koperta/pudełko, zaopatrzone są w logo przedsiębiorcy – co wydaje się jednym z najistotniejszy elementów, ponieważ pozwala przedsiębiorcy wpleść w przekazanie upominku element promocji
    i reklamowy. Oferujemy usługę pełnej personalizacji voucherów dla firm.

Prezenty dla klienta i kontrahenta – stanowisko organów podatkowych

Interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 2 marca 2010 r., sygn. IPPB5/423-857/09-2/AM

Z wniosku o wydanie interpretacji podatkowej wynikało, że wnioskodawca zastanawiał się m.in. nad tym, czy może ująć w kosztach podatkowych wydatki na zakup dla kontrahentów upominków oznaczonych swoim logo, jak również wydatków na zakup upominków dla kluczowych i strategicznych klientów bez swojego logo. Upominkami były przede wszystkim portfele, etui na bilety, akcesoria komputerowe (pendrive, podkładka pod mysz, plecak, etui na CD), kubki, długopisy. Organ interpretacyjny zgodził się jedynie na zaliczenie do kosztów podatkowych upominków sygnowanych logo przedsiębiorcy. Wydatki na upominki bez logo uznał za koszty reprezentacji.

Cytat z interpretacji: Spółka podkreśla, że ze względu na rodzaj wykonywanej przez nią działalności, nie ma możliwości prowadzenia bezpośredniej reklamy swoich produktów poprzez np. próbki, testery, tak jak ma to miejsce w innych przedsiębiorstwach. W konsekwencji, jednym z możliwych sposobów na promocję własnej marki wśród potencjalnych klientów jest rozpowszechnianie logo/marki Spółki różnymi kanałami dystrybucji marketingowej (w tym także poprzez wydawanie upominków reklamowych) oraz podejmowanie innych działań ukierunkowanych na stworzenie Spółce sprzyjających warunków biznesowych[…]Reasumując, wydatki na upominki bez logo firmy przekazywane wyselekcjonowanym klientom w sytuacjach ściśle związanych z realizowanymi zadaniami biznesowymi, np. podpisanie umowy, ustalenie warunków współpracy, jako koszty reprezentacji nie stanowią kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Upominki wręczane klientom i kontrahentom pozytywnie wpływają na nasze relacje biznesowe

Prezenty dla kontrahentów i klientów do 200 zł

Jak wygląda kwestia rozliczania prezentów o różnych wartościach cenowych? Istnieją dwa progi: prezenty do 200 złotych oraz powyżej tej kwoty. Zacznijmy od niższego progu. Przekazanie klientowi vouchera o wartości do 200 zł na cele promocji i reklamy korzysta ze zwolnienia z PIT. To znaczy, że obdarowany klient nie płaci podatku od tego przysporzenia, to pierwsza ważna reguła związana z ceną prezentu.

W przypadku, gdy prezent dla klienta stanowi wydatki reklamowe i promocyjne, to wartość tego wydatku (jeśli nie przekroczy 200 zł) może korzystać ze zwolnienia z PIT. Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 68 ustawy o PIT wartość nieodpłatnych świadczeń, o których mowa w art. 20 ust. 1 (np. przekazany voucher) otrzymanych od świadczeniodawcy w związku z jego promocją lub reklamą jest zwolniona z PIT. Pod tym samym warunkiem – jednorazowa wartość tych świadczeń nie może przekroczyć 200 zł. Zwolnienie nie dotyczy pracowników oraz osób pozostających ze świadczeniodawcą w stosunku cywilnoprawnych. To oznacza, że przekazanie klientowi vouchera o wartości do 200 zł na cele promocji i reklamy korzysta ze zwolnienia z PIT. Obdarowany klient nie płaci podatku od tego przysporzenia.

Prezenty dla kontrahentów i klientów powyżej 200 zł

Kiedy wartość podarunku przekazanego w celu reklamy lub promocji, przekracza 200 zł lub są to koszty reprezentacji, to przedsiębiorca, który przekazuje prezent na rzecz osoby fizycznej, nieprowadzącej działalności gospodarczej, powinien wystawić obdarowanemu PIT-11. Natomiast Obdarowany, powinien opodatkować uzyskany prezent. W przypadku, jeśli Obdarowanym jest osoba fizyczna, prowadząca działalność gospodarczą, która uzyskała prezent w związku z prowadzoną przez siebie działalnością, powinna przekazany prezent opodatkować we własnym zakresie jako przychód z działalności gospodarczej – w jej wypadku nie ma obowiązku wystawiać PIT-11.

Jakie prezenty warto wybierać dla klientów i kontrahentów?

Na to pytanie jest wiele dobrych odpowiedzi. Warto wykorzystywać możliwości korzystnego rozliczania, ale wręczając podarunek powinniśmy skupić się na radości, jaką sprawi obdarowanej osobie. Warto zastanowić się jaki charakter mają nasze relacje, co sprawi największą przyjemność naszemu klientowi czy partnerowi biznesowemu. Trafiony i oryginalny prezent nie musi być drogi. Najczęściej wybierane prezenty dla klientów to voucher na kolację dla dwojga i relaksujący zabieg w SPA. Jeśli nie wiesz, co dokładnie chcesz podarować – postaw na elastyczność. Gift Voucher o dowolnej wartości pozwoli obdarowanemu samodzielnie wybrać atrakcję, która w danym momencie jest dla niego najbardziej atrakcyjna. Potrzebujesz pomocy w wyborze prezentu? Napisz do nas!


Vouchery jako prezenty dla klientów i pracowników. Przepisy stanowiące podstawę opracowania

  1. Interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 2 marca 2010 r., sygn. IPPB5/423-857/09-2/AM
  2. Art. 21 ust. 1 pkt 68 ustawy o PIT
  3. Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 21 sierpnia 2019 r., sygn. II FSK 2958/17

Joanna Kwasiborska na podstawie opracowania Niny Bartosiewicz, radcy prawnego iDesk Group.

Zostaw odpowiedź